Desafíos de la Protección de Datos en 2022

Admisión o no por la empresa de las denuncias anónimas

El 17 de diciembre entra en vigor la directiva europea 2019/1937 que obliga a todas las sociedades con más de 249 empleados y a las administraciones públicas con poblaciones superiores a 10.000 habitantes a implementar en su sistema un canal de denuncias para velar por la buena praxis empresarial. Así, cualquier trabajador, directivo o agente externo con algún tipo de vínculo laboral (proveedores, colaboradores, comerciales, etc.) puede hacer uso de esta herramienta para denunciar conductas inmorales, situaciones irregulares y otros delitos o faltas de las que deseasen informar.

Según el texto de la directiva europea, el procedimiento natural de todas las denuncias efectuadas será el siguiente: emisión de la denuncia, admisión a trámite, actuaciones del responsable y resolución de la denuncia. Las denuncias pueden ser anónimas o nominativas y, en ambos casos, aportar la siguiente información para ser admitida a trámite: exposición de los hechos denunciados con detalles y datos que faciliten su análisis, explicación sobre la manera de la que se tuvo conocimiento de los hechos denunciados, personas o entidades contra las que se dirige la denuncia acotando al máximo el número de implicados para facilitar su individualización (nombre, cargo, departamento, etc.), enumeración de testigos si los hubiera y otro tipo de informaciones que puedan facilitar la investigación y resolución de los hechos denunciados. La principal diferencia, por tanto, entre las denuncias anónimas y las nominativas es que las segundas requieren la identificación del emisor mediante el nombre, los apellidos, DNI, teléfono y correo electrónico. Así, todas las denuncias emitidas que no se acojan a esas condiciones no serán procesadas.

Si la denuncia prosperase, el responsable o departamento encargado del Canal de Denuncias procederá a su admisión y tramitación abriendo un expediente y asignándole un número de referencia para facilitar su seguimiento.

Por el contrario, si la denuncia se rechazase por entenderse que no cumple con los requisitos exigidos, bien por la falta de pruebas físicas, testigos o porque la denuncia presentada no fuese contraria a la legalidad del convenio o los principios éticos de la actividad económica, se archivaría de manera inmediata. Del mismo modo, el responsable debe elaborar un informe detallado mediante el cual comunique y justifique los motivos por los que la denuncia no ha sido tramitada y se ha procedido a su archivo.

Otro de los escenarios que podría presentarse es la petición del gestor del Canal de Denuncias de la modificación de la denuncia o aclaración de los hechos relatados si éste entendiese que la información redactada por el denunciante no es lo suficientemente descriptiva para iniciarse la investigación. En ese caso se otorgaría un plazo máximo al interesado para realizar los cambios exigidos y, de excederse la fecha límite, la denuncia pasaría a ser archivada.

Por último, tampoco serán admitidas a trámite denuncias que manifiesten conductas o situaciones de dudosa credibilidad u opiniones y valoraciones subjetivas del denunciante sin indicios de veracidad.